1. Menţiunile notarului public pe cererea de autentificare
Toate actele si procedurile notariale se ȋndeplinesc la cerere. De regulă, nu este obligatorie cererea scrisă, fiind suficientă cerere verbală.
Prin excepție, cererea scrisă este obligatorie ȋn cadrul procedurii autentificării ȋn următoarele situații: – autentificarea testamentului – actul se încheie de către un cetățean străin care declară că cunoaște limba română suficient de bine pentru ca actul să se ȋndeplinească doar ȋn limba română fără interpret şi traducător autorizat.
Cererea poate fi făcută personal sau prin reprezentant convențional sau legal.
Ȋmputernicirea avocațială nu poate constitui mandat convențional la ȋncheierea actelor juridice. Cererea de instrumentare a procedurii notariale poate fi ȋnsă formulată de un avocat împuternicit în acest sens.
Pe cerere se vor menționa documentele necesare autentificării, precum şi modul cum au fost stabilite taxele notariale. De asemenea, cuprinde mențiuni privind numărul autentificării, data și cuantumul tarifelor.
De asemenea, dacă apreciază ca fiind necesar, notarul public întocmește, pe cerere, o rezoluție de încuviințare a actului și care cuprinde pe scurt, datele esențiale necesare încheierii actului notarial.
2. Verificările făcute de notarul public. Ȋnscrisuri cerute de lege
Notarul public va cere părților ori de câte ori este cazul, documentele justificative şi autorizațiile necesare pentru ȋncheierea actului, iar la cererea acestora, va putea obține el ȋnsuşi documentația necesară, având acces liber la orice registru public.
a) EXTRAS DE CARTE FUNCIARA
Potrivit art.35 din Legea 7/1996 , la autentificarea actelor notariale prin care se transmite, modifică sau constituie un drept real imobiliar, notarul public va solicita un extras de Carte funciară pentru autentificare, care este valabil 10 zile lucrătoare de la data ȋnregistrării cererii sau după caz un certificat de sarcini.
La autentificarea actelor notariale prin care se stinge un drept real imobiliar (precum şi la procedura succesorală) se va solicita un extras de Carte funciară pentru informare.
Textul nu instituie o sancțiune pentru situația ȋn care nu s-ar obține extrasul de carte funciară, totuși notarul public are obligația de a pune ȋn vedere părților oportunitatea unui astfel de extras.
Mai mult potrivit Legii 7/1996. Notarul public care a instrumentat un act prin care se transmite, modifică, se constituie, stinge un drept real imobiliar, notarul public este obligat să ceară din oficiu ȋnscrierea ȋn cartea funciară, or procedural, ȋnscrierea ȋn cartea funciară depinde de eliberarea anterioară a unui extras de carte funciară pentru autentificare.
De asemenea notarul public răspunde pentru nemenționarea ȋn actul notarial ȋntocmit a sarcinilor şi măsurilor de indisponibilizare a bunurilor ȋnscrise ȋn registrele de publicitate şi comunicate acestuia, registre pe care notarul public are obligația legală să le verifice la data ȋncheierii actului notarial.
b) CERTIFICAT FISCAL
Conform art. 113 alin 4 din Codul de Procedură fiscală, pentru ȋnstrăinarea dreptului de proprietate asupra clădirilor, terenurilor şi a mijloacelor de transport, contribuabilii trebuie să prezinte certificate de atestare fiscală prin care să se ateste achitarea tuturor obligațiilor fiscale de plată datorate autorității administrației publice locale ȋn a cărei rază se află ȋnregistrat fiscal bunul ce se ȋnstrăinează, inclusiv sumele reprezentând amenzi.
Sancțiunea care intervine este: nulitatea de drept. Nu se cere ȋn următoarele situații: – procedurii de executare silită – procedura insolvenței – procedurii de lichidare
c) ADEVERINTA DE LA ASOCIATIA DE PROPRIETARI
Conform Legii 230/2007 privind ȋnființarea, organizarea şi funcționarea asociațiilor de proprietari, notarii publici nu vor autentifica actele de ȋnstrăinare fără o adeverință din partea asociației de proprietari, care să ateste dovada achitării la zi a cotelor de contribuție la cheltuielile asociației de proprietari, eliberat ȋn original cu semnătura președintelui şi a administratorului asociației de proprietari.
Sancțiunea care intervine este: nulitatea de drept.
Ȋn cazul existenței unor datorii către asociație, ȋnstrăinarea proprietății se poate face numai dacă se introduce ȋn contract o clauză privititoare la preluarea datoriilor de către cumpărător.
d) SERVICIILE DE UTILITATI PUBLICE
Conform Legii nr. 51/2006, notarii publici nu vor autentifica actele de ȋnstrăinare a imobilelor sau a societăților reglementate de Legea 31/1990, fără dovada achitării la zi a datoriilor pentru serviciile de utilități publice de care sunt grevate acestea. Ȋn cazul ȋn care bunul ce urmează a fi ȋnstrăinat este un apartament situat ȋntr-un bloc proprietate condominială, este necesară şi dovada achitării la zi a datoriilor, eliberată de asociața de proprietari.
Legea nu instituie o sancțiune pentru neprezentarea dovezilor, dar notarul public este obligat să pună ȋn discuția părților această problemă.
Textul se aplică de asemenea şi la ȋnstrăinarea tuturor părților sociale de interes ori acțiunilor unei societăți.
e) CERTIFICAT ENERGETIC
Conform art. 13 din Legea 372/ 2005 privind performanța energetică a clădirilor, ori de câte ori se ȋnstrăineaza sau ȋnchiriază o clădire din categoria prevăzută de art. 7 (clădire individuală cu suprafață mai mare de 50 mp, un apartament dintr-un bloc indiferent de suprafață.. ), este necesar sub sancțiunea nulității absolute un certificat de performanță energetică, valabil 10 ani.
f) CERTIFICAT DE URBANISM
Conform Legii 50/199, art. 6 este necesar certificatul de urbanism atunci când operațiunile au ca obiect: – ȋmpărțeli, comasări de parcele ȋn scopul realizării de construcții – constituirea de servituți de trecere
Nu orice operațiuni de dezlipire vor impune eliberarea unui certificat de urbanism, ci doar cele care vizează ȋmpărțirea unui lot ȋn cel puțin 3 parcele (chiar dacă nu se realizează ȋn scopul realizării de construcții).
Ȋn cazul vânzării de imobile ori ieșirii din indiviziune, solicitarea certificatului este facultativă.
g) DOVADA REZERVEI FIRMEI
Conform Legii 31/1990, la autentificarea sau dare de data certa a actului constitutiv al unei societăți se va prezenta dovada eliberată de Oficiul registrului comerțului privind disponibilitatea şi rezervarea firmei şi (după caz ) declarația pe propria răspundere privind deținerea calității de asociat unic ȋntr-o Societate cu Răspundere Limitată.
Notarul va refuza operațiunea fără documentația prezentată.
Verificările făcute de notarul public. Documentele justificative
Notarul public va trebui să ceară toată documentația necesară identificării unei persoane.
Notarul public va trebui să efectueze toate verificările ȋn Registrele Nationale Notariale.
Ex. persoana care pretinde că este administratorul unei societăți va proba acest lucru cu actul constitutiv şi certificatul constatator, cel care pretinde că este mandatar, trebuie să probeze calitatea cu procură sau contract de mandat, cel care este părintele unui minor va face dovada calității prin certificatul de naștere al minorului.
3. Luarea consimţămantului
Pentru autentificarea unui act, notarul public verifică şi stabileşte, in prealabil, identitatea părţilor. Părţile pot fi reprezentate la autentificare printr-un mandatar cu procură specială autentică. Cand notarul public are indoieli cu privire la deplinătatea facultăţilor mintale ale vreuneia dintre părţi, notarul public va refuza ȋncheierea actului. Pentru a lua consimţămantul părţilor, după citirea actului, notarul public le va intreba dacă au inţeles conţinutul acestuia şi dacă cele cuprinse in act exprimă voinţa lor.
Pentru motive temeinice, notarul public poate lua separat, dar in aceeaşi zi, consimţămantul părţilor care figurează in act. In acest caz, in incheierea de incuviinţare a autentificării se va menţiona ora şi locul luării consimţămantului fiecărei părţi.
În cazul în care se autentifică procuri pentru încheierea unor acte de vânzare-cumpărare, iar cumpărătorul sau soţul acestuia are el insuşi calitatea de mandatar al vanzătorului, notarul public va pretinde părţilor sa înscrie în cuprinsul procurii toate clauzele contractului, inclusiv preţul. Procurile folosite la autentificarea actelor răman la dosar în original sau în copie legalizată.
La autentificarea inscrisurilor cu caracter patrimonial încheiate de o persoană aflată in detenţie, notarul public va verifica dacă nu s-au luat măsuri de indisponibilizare cu privire la bunurile acelei persoane, ori dacă prin hotărarea definitivă de condamnare nu i s-a restrâns capacitatea.
Situații speciale de luare a consimțământului
Declaraţia de voinţă a surdului, mutului sau surdomutului, ştiutori de carte, se va da în scris în faţa notarului public, prin înscrierea de către parte, înaintea semnăturii, a menţiunii „consimt la prezentul act, pe care l-am citit”. Dacă surdul, mutul sau surdomutul se găsesc din orice motiv în imposibilitate de a scrie, declaraţia de voinţă se va lua prin interpret.
Pentru a lua consimţămantul unui nevăzător, notarul public va intreba dacă a auzit bine cand i s-a citit inscrisul şi dacă cele auzite reprezintă voinţa sa, consemnând acestea în încheierea de autentificare.
Ȋn cazul acelora care din pricina infirmităţii, a bolii sau din orice alte cauze nu pot semna (nu scrie), notarul public, îndeplinind actul, va lua consimțământul părților ȋn fața a 2 martori şi va face menţiune despre această imprejurare în încheierea pe care o întocmeşte, această formalitate ţinând loc de semnătură. Martorii vor fi identificați ȋn ȋncheiere, se va menționa că au fost prezenți la citirea actului (de parți sau după caz notar ) şi vor semna actul, in continuarea textului, nu pe incheiere.
Nu pot fi martori persoanele care: – nu au ȋmplinit 18 ani – figurează ȋn act ca parte ori beneficiar – este inapt din punct de vedere fizic sau psihic – neștiutor de carte – nu poate semna
La luarea consimțământului prin interpret actul notarial va fi semnat şi de către acesta, pe încheierea finală, alături de notar.
4. Semnarea inscrisului
Exemplarul original al inscrisului autentificat, împreună cu anexele care fac parte integrantă din acest inscris, se semnează în faţa notarului public de către: părţi sau reprezentanţii lor şi, după caz, de cei chemaţi a incuviinţa actele pe care părţile le întocmesc, de martorii asistenţi, atunci când este cerută prezenţa lor şi – dacă este cazul – de cel care a redactat înscrisul în condiţiile legii.
Prin anexă se ȋnțelege orice ȋnscris atașat ȋnscrisului principal şi care detaliază sau completează conținutul acestuia.
Ȋn cuprinsul actului se va face mențiune despre faptul că anexele fac parte integrantă din inscrisul principal.
5. Încheierea de autentificare
Încheierea care constată autentificarea unui înscris va cuprinde, pe lângă cele prevăzute de art.83 din Lege, respectiv:
sediul biroului notarial;
denumirea încheierii şi numărul acesteia;
data îndeplinirii actului notarial;
numele şi prenumele notarului public;
locul unde s-a îndeplinit actul notarial, în cazul îndeplinirii în afara sediului biroului notarial,precizându-se împrejurarea care justifică întocmirea înscrisului în acel loc;
numele sau denumirea părţilor, domiciliul sau sediul acestora şi menţiunea faptului prezentării lor în persoană, reprezentate ori asistate, precum şi modul în care li s-a constatat identitatea, cu excepţia încheierilor prin care se dă dată certă înscrisurilor sau se legalizează copii de pe înscrisuri;
arătarea îndeplinirii condiţiilor de fond şi de formă ale actului notarial întocmit în raport cu natura acelui act;
constatarea îndeplinirii actului notarial şi a citirii acestuia de către părţi;
menţiunea perceperii taxelor de timbru, a onorariului şi cuantumul acestora;
semnătura notarului public;
sigiliul biroului notarului public.
Următoarele menţiuni specifice ȋncheierii de autentificare:
constatarea că s-a luat consimţămantul părţilor;
constatarea că inscrisul a fost semnat in faţa notarului de toţi cei ţinuţi să-l semneze; menţiunea notarului că una din părţi nu a putut semna ţine loc de semnătură pentru aceasta;
dispoziţia de investire cu formă autentică care se exprimă princuvintele: “Se declară autentic prezentul inscris”.
Sancțiunea lipsei mențiunilor este nulitatea relativă.
6. Numărul exemplarelor redactate
Actele autentice notariale se ȋntocmesc ȋntr-un singur exemplar original, care se păstrează ȋn arhiva notarului public.
Părțile şi registrele de publicitate vor primi un duplicat de pe actul original, care are aceeași forță probantă ca şi originalul. Un exemplar al duplicatului se arhivează ȋmpreună cu originalul actului păstrat ȋn arhiva biroului notarial. Duplicatele eliberate părților la autentificarea actului şi cele comunicate registrelor de publicitate vor primi același număr ca şi actul autentic.
Duplicatul actului reprezintă redarea fidelă a conținutului actului notarial şi a ȋncheierii de autentificare, cu excepția semnăturii părților şi a notarului public. Ȋn locul semnăturii părților şi notarului public se menționează numele şi prenumele acestora. Pe prima pagină a duplicatului se va aplica o parafă cu mențiunea : DUPLICAT, iar după ȋncheierea de autentificare se introduce formula :Prezentul duplicat s-a ȋntocmit ȋn ____exemplare, de ____, notar public, astăzi, data de mai sus, şi are aceeași forță probantă ca originalul, iar dacă ȋnscrisul constată o creanță certă, lichidă şi exigibilă se completează cu : şi constituie titlu executoriu in conditiile legii.